self-improvepsychology
كايزن: السعي المستمر نحو التحسين والتطوير
ما هو الكايزن؟
الكايزن هو نهج لخلق التحسين المستمر استنادًا إلى فكرة أن التغييرات الإيجابية الصغيرة المستمرة يمكن أن تجلب تحسينات كبيرة. وعادةً ما يعتمد على التعاون والالتزام ويتنافى مع النهج الذي يستخدم التغييرات الجذرية أو القرارات العليا لتحقيق التحول. الكايزن جزء أساسي من صناعة الإنتاج النحيلة (Lean Manufacturing) وفلسفة تويوتا (Toyota Way). تم تطويره في قطاع التصنيع للحد من العيوب، والقضاء على الفاقد، وزيادة الإنتاجية، وتعزيز الغرض والمسؤولية للعاملين، وتعزيز الابتكار.
تطبيق الكايزن:
الكايزن هو مفهوم شامل يمكن تفسيره بأكثر من طريقة، وقد تم اعتماده في العديد من الصناعات الأخرى، بما في ذلك مجال الرعاية الصحية. يمكن تطبيقه في أي مجال من مجالات الأعمال وحتى على المستوى الفردي. يمكن للكايزن استخدام العديد من الأساليب والأدوات، مثل رسم خرائط تدفق القيمة - الذي يوثق ويحلل ويحسن تدفق المعلومات أو المواد اللازمة لإنتاج منتج أو خدمة - وإدارة الجودة الشاملة - وهي إطار إداري يشجع على تركيز العاملين على جميع المستويات على تحسين الجودة. بغض النظر عن الأسلوب المستخدم، في إطار المؤسسة، يعتمد النجاح في استخدام الكايزن بشكل ناجح على الحصول على دعم لهذا النهج عبر المؤسسة ومن الرئيس التنفيذي وحتى العاملين.
أصل كلمة الكايزن وتطورها:
كلمة الكايزن هي مركبة من كلمتين يابانيتين تترجم معًا إلى "التغيير الجيد" أو "التحسين". ومع ذلك، أصبح لدى الكايزن معنى مختلفًا عبر ارتباطه بمنهج ومبادئ الإنتاج النحيل. يعود أصل الكايزن إلى فترة ما بعد الحرب العالمية الثانية والتي تمثلت في دوائر الجودة اليابانية. كانت هذه الدوائر أو مجموعات العمل تركز على منع العيوب في تويوتا. تم تطويرها جزئياً كاستجابة لاستشاريي الإدارة واستشاريي إنتاجية أمريكيين زاروا البلاد، بما في ذلك W. Edwards Deming، الذي أكد على أنه يجب تضمين التحكم في الجودة بشكل أكبر في أيدي العمال على الخط الإنتاجي. تم إدخال مفهوم الكايزن إلى الغرب وشهر بواسطة ماساكي إيماي من خلال كتابه "الكايزن: مفتاح نجاح اليابان في التنافس" في عام 1986.
إن الكايزن هو أسلوب يهدف إلى تحقيق التطوير المستمر في كل جوانب الحياة والعمل. يستند إلى فكرة أن التغييرات الصغيرة والمستمرة يمكن أن تسهم في تحقيق تحسينات كبيرة. إنه نهج يعكس الالتزام والتعاون، ويشجع على مشاركة جميع أفراد المؤسسة في سعيهم المشترك نحو التحسين المستمر. سواء كنت تعمل في الصناعة أو مجال الرعاية الصحية أو أي مجال آخر.
10 مبادئ للكايزن
لأن تنفيذ الكايزن يتطلب تمكين العقلانية الصحيحة في جميع أنحاء الشركة، يُشار عادةً إلى 10 مبادئ تتعامل مع عقلية الكايزن كأساس للفلسفة. هذه المبادئ هي:
- 1. تخلص من الافتراضات: ابدأ بالاستغناء عن الافتراضات واستقبل الأفكار الجديدة بذهن مفتوح.
- 2. كن نشطًا في حل المشكلات: لا تكتفي بتحديد المشكلة، بل كن نشطًا في البحث عن حلول فورية.
- 3. لا تقبل الوضع الحالي: لا تتقبل الأمور كما هي، بل كن دائمًا في حالة سعي للتحسين.
- 4. تخلص من الكمالية وتبنَّى موقف التغيير التكراري والتكيفي: لا تسعَ إلى الكمال، بل قبل التغيير التكراري والتكيفي.
- 5.ابحث عن الحلول أثناء العثور على الأخطاء: لا تعتبر الأخطاء مشكلة، بل فرصة للعثور على حلول جديدة.
- 6. خلق بيئة يشعر فيها الجميع بالتمكين للمساهمة: قم بتوفير بيئة يمكن للجميع المشاركة والتحفيز للمساهمة بفعالية.
- 7. لا تقبل المشكلة الظاهرة، بل اسأل "لماذا" خمس مرات للوصول إلى السبب الجذري: اترك الأمور الظاهرية واستفسر عن الأسباب الحقيقية للمشاكل.
- 8.استفد من المعلومات والآراء من مصادر متعددة:قم بجمع المعلومات والآراء من عدة أشخاص للحصول على رؤى متنوعة.
- 9.استخدم الإبداع للعثور على تحسينات صغيرة ومنخفضة التكلفة: قدّم تحسينات تكلفة منخفضة باستخدام الإبداع.
- 10.لا تتوقف أبدًا عن التحسين: لا تتوقف عن التحسين والسعي لتطوير دائم.
هذه المبادئ تشكل القلب النابض للكايزن وتعزز الروح التحفيزية والتحسين المستمر في جميع جوانب الحياة والعمل.
كيفية عمل الكايزن
الكايزن مبني على الاعتقاد بأن كل شيء يمكن تحسينه، ولا شيء هو الوضع الحالي. كما يقوم على مبدأ احترام الأشخاص. يشمل الكايزن تحديد المشكلات والفرص، وإيجاد الحلول، وتنفيذها - ثم العودة إلى البداية مرة أخرى لمعالجة المشكلات التي لم تُعالَج بشكل كاف. يمكن تنفيذ دورة تتألف من سبع خطوات لتحقيق التحسين المستمر وتوفير طريقة منهجية لتنفيذ هذه العملية.
- 1. تحديد المشكلة: يبدأ الكايزن بتحديد المشكلة أو الفرصة التي يجب التركيز عليها.
- 2. تحليل السبب الجذري: بعد تحديد المشكلة، يجب معرفة السبب الجذري وراءها من خلال طرح السؤال "لماذا" خمس مرات للوصول إلى السبب الأساسي.
- 3. تطوير الحلول: يجب تطوير حلول لمعالجة المشكلة أو الفرصة.
- 4. تنفيذ الحلول: بعد تطوير الحلول، يتعين تنفيذها عملياً.
- 5.متابعة وقياس النتائج: يجب متابعة الحلول وقياس نجاحها لضمان أنها تحقق التحسين المرجو.
- 6. التصحيح والتحسين: إذا كان هناك أي تحسينات أو تصحيحات تحتاج إلى تطبيقها، يتعين على المنظمة العودة إلى الخطوة الثانية ومواصلة العمل على تحسين العملية.
- 7. الاستمرارية: تعتمد الكايزن على الاستمرارية، حيث يتم تكرار هذه الدورة مرارًا وتكرارًا لضمان التحسين المستمر وتطوير العمليات.
بهذه الطريقة، توفر الكايزن إطارًا منهجيًا لتحقيق التحسين المستمر في جميع جوانب العمل والحياة. إنه نهج يعتمد على الاستجابة السريعة للمشكلات والفرص، وتوجيه الجهود نحو التحسين المستمر.
دورة الكايزن للتحسين المستمر
يمكن تنفيذ الكايزن من خلال دورة مؤلفة من سبع خطوات لإنشاء بيئة تعتمد على التحسين المستمر. هذا النهج النظامي يتضمن الخطوات التالية:
- 1. اشرك الموظفين: ابحث عن مشاركة الموظفين، بما في ذلك طلب مساعدتهم في تحديد المشكلات والقضايا. هذا يسهم في توجيه دعمهم نحو التغيير. غالبًا ما يتم تنظيم ذلك على شكل مجموعات محددة من الأفراد مكلفة بجمع ونقل المعلومات من مجموعة أوسع من الموظفين.
- 2.ابحث عن المشكلات: باستخدام ملاحظات وآراء جميع الموظفين، قم بجمع قائمة بالمشكلات والفرص المحتملة. قم بإنشاء قائمة إذا كانت هناك العديد من المشكلات.
- 3.ابتكر حلاً: شجع الموظفين على تقديم حلول إبداعية، واستقبل جميع الأفكار بفتح الأذرع. اختر الحلاول الفائزة من بين الأفكار المقدمة.
- 4.اختبار الحلاول: نفذ الحلاول الفائزة التي تم اختيارها أعلاه، مع مشاركة الجميع في عملية التطبيق. قم بإنشاء برامج تجريبية أو اتخذ خطوات صغيرة أخرى لاختبار الحلاول.
- 5.تحليل النتائج: في فترات زمنية متعددة، قم بفحص التقدم، مع وجود خطط محددة لمن سيكون نقطة الاتصال وكيفية الاحتفاظ بمشاركة العمال على الأرض. حدد مدى نجاح التغيير.
- 6.إذا كانت النتائج إيجابية، اعتمد الحلول على مستوى المؤسسة بأكملها.
- 7. الاستمرارية: تعتمد الكايزن على الاستمرارية، حيث يجب تكرار هذه الدورة بشكل متواصل، مع اختبار حلول جديدة حيثما كان مناسبًا أو مع معالجة قوائم جديدة للمشكلات.
أساليب إضافية لدورة الكايزن:
هناك أساليب إضافية لدورة الكايزن، مثل النهج المختصر المكون من أربع خطوات - التخطيط، التنفيذ، التحقق، التحسين، أو PDCA. وهذا المفهوم معروف أيضًا بدورة شوهارت أو ديمنج.
أنواع فعاليات الكايزن:
بالرغم من أن هدف الكايزن هو التغيير الثقافي الواسع النطاق، إلا أن الفعاليات المخصصة للبدء في الجهود المعنية أو التركيز على مجموعة معينة من المشكلات قد تطورت.
في العالم الغربي، يتمثل هذا التركيز في الجهود المكثفة لإحداث تغييرات سريعة لتحقيق هدف قصير المدى. هناك العديد من الأسماء المرتبطة بفعاليات الكايزن، بما في ذلك "كايزن بليتز"، "كايزن بيرست"، "ورشة الكايزن"، "ورشة التحسين المركزة"، "ورشة التحسين المستمر" و"ورشة العمل السريعة للعمليات". يمكن أن تعتمد هذه الفعاليات على أدوات متعددة أو التركيز على مجالات محددة، مثل إطار الـ 5S، وصيانة الإنتاج الشاملة، ورسم تدفق القيمة.
إطار 5S في الكايزن:
إطار 5S هو جزء حيوي من نظام الكايزن وينشئ بيئة مكان العمل المثالية. الـ 5S تركز على إنشاء ترتيب بصري، وتنظيم، ونظافة، وتوحيد لتحسين الربحية، والكفاءة، والخدمة، والسلامة. فيما يلي الـ 5S اليابانية الأصلية وترجماتها الإنجليزية الشائعة:
- 1. Seiri/Sort (التنظيم): افصل بين العناصر الضرورية في مكان العمل والعناصر غير الضرورية واحذف العناصر غير الضرورية.
- 2.Seiton/Set in order (الترتيب): قم بترتيب العناصر بحيث يسهل الوصول إليها بالطريقة التي تجعل أكثر معقولية للعمل.
- 3.Seiso/Shine (النظافة): حافظ على نظافة مكان العمل وترتيبه.
- 4.Seiketsu/Standardize (التوحيد): نظم ممارسات تنظيف مكان العمل الأفضل.
- 5.Shitsuke/Sustain (الانضباط): حافظ على الجهد مستمرًا.
مزايا وعيوب الكايزن
هناك عدة أسباب تجعل الكايزن ميزة للمؤسسة؛ ومع ذلك، هناك بعض الحالات التي قد لا تكون مناسبة له. تشمل بعض مزايا وعيوب الكايزن ما يلي:
مزايا الكايزن:
- 1. تركيز الكايزن على التحسين التدريجي يمكن أن يخلق نهجًا أكثر لطفًا تجاه التغيير بالمقارنة مع الجهود الكبيرة التي قد تتم التخلي عنها بسبب تجنب مقاومة التغيير والمعارضة.
- 2. يشجع الكايزن على فحص العمليات بحيث يتم تقليل الأخطاء والفاقد.
- 3. مع وجود أقل أخطاء، يتم تقليل الاحتياجات إلى الرقابة والتفتيش.
- 4. تحسن معنويات الموظفين لأن الكايزن يشجع على إحساس بالقيمة والغرض.
- 5. يزيد التعاون بين الفرق حيث يفكر الموظفون خارج إطار قضايا قسمهم الخاص.
- 6. يوسع التركيز على العملاء حيث يصبح الموظفون أكثر وعيًا بمتطلبات العملاء.
- 7. تم وضع أنظمة لضمان تشجيع التحسينات سواء على المدى القصير أو الطويل.
عيوب الكايزن:
- 1. قد تحتاج الشركات التي تمتلك ثقافات ترابطية واتصال مغلق إلى التركيز أولاً على التغييرات الثقافية لإيجاد بيئة استقبالية.
- 2. قد تؤدي فعاليات الكايزن على المدى القصير إلى إثارة نشوة سطحية وقصيرة المدى، وبالتالي لا تستمر.
أمثلة على الكايزن:
رغم أن تويوتا تُعد على الأرجح الأكثر شهرة بفضل استخدامها للكايزن، إلا أن هناك شركات أخرى استخدمت النهج بنجاح. فيما يلي ثلاثة أمثلة:
- 1. شركة لوكهيد مارتن:تعد شركة الطيران هذه من أشهر المؤيدين للكايزن. لقد استخدمت هذا الأسلوب بنجاح لتقليل تكاليف التصنيع والمخزون ووقت التسليم.
- 2.شركة فورد للسيارات: عندما تولى المؤمن بالنهج الرشيد ألان مولالي منصب الرئيس التنفيذي لفورد في عام 2006، كانت شركة صناعة السيارات على حافة الافلاس. استخدم مولالي الكايزن لتنفيذ واحدة من أشهر عمليات الانقاذ الشركية في التاريخ.
- 3. استوديوهات بيكسار للرسوم المتحركة: استخدمت بيكسار نموذج التحسين المستمر لتقليل مخاطر فشل الأفلام المكلفة من خلال إجراءات مراقبة الجودة والعمليات التكرارية.